Komputeryzacja firmy

Wyszczególnienie korzyści wynikających z komputeryzacji

Są generalnie dwie korzyści wynikające z komputeryzacji sklepu:

Pierwsza z nich dotyczy przejścia na system kodów kreskowych. W wyniku tego zbędne staje się metkowanie towarów oznaczonych kodami przez producentów. Sprzedaż sprowadza się do identyfikacji towarów poprzez kod kreskowy. Dużo łatwiejsza jest przecena towarów i inwentaryzacja.
Druga dotyczy łatwości uzyskania informacji kluczowych dla działania sklepu: wartości obrotu, zysku, uzyskanej marży, itp. Jest to szczególnie cenne zważywszy, iż każdy dokument do systemu wprowadza się tylko raz, uzyskując w zamian bardzo szybki dostęp do ogromnej ilość informacji.
Poniżej przedstawiono szczegółowo korzyści, jakie sklep może uzyskać w wyniku komputeryzacji.

Przyjęcie dostawy i szybkie umarżowienie towarów

Wprowadzenie faktury zakupu do komputera pozwala na łatwe, automatyczne ustalenie cen sprzedaży towarów w oparciu o podany procent marży (narzutu) i cenę zakupu towarów. Jedną z zalet jest stosunkowo łatwe rozbicie opakowań zbiorczych wraz z ich cenami na ilości i ceny jednostkowe, jakimi posługuje się sklep.
W trakcie operacji program pokazuje procent marży (narzutu), ceny jednostkowe sprzedaży, zysk jaki uzyskamy po sprzedaży towarów.
Wprowadzenie tych danych do komputera można usprawnić na kilka sposobów:
poprzez wczytanie faktury otrzymanej od dostawcy w formie elektronicznej
(dyskietka lub internet),
posłużenie się inwentaryzatorem poprzez wczytanie kodów kreskowych z opakowań,
posłużenie się skanerem kodów kreskowych do odczytania kodów z opakowań

Wydruk etykiet na półki oraz zaprogramowanie kas fiskalnych

Wprowadzenie cen sprzedaży oraz kodów kreskowych do obiegu wewnętrznego systemu umożliwia automatyczne wysłanie do kasy fiskalnej towarów nowych oraz przecenionych.
Wymiana etykiet cenowych polega na komputerowym wydrukowaniu nowych etykiet na drukarce zwykłej lub specjalizowanej. Jednocześnie program ustala i drukuje ceny w jednostkach odniesienia (SI), które zostały wprowadzone nowymi przepisami w związku z wejściem do Unii Europejskiej.
Reasumując, czas przyjęcia nowej dostawy w związku z pominięciem metkowania towarów oraz szybkim wyszukaniem ich, umarżowieniem oraz zaprogramowaniem urządzeń służących do sprzedaży ulega znacznemu skróceniu.

Przyśpieszenie sprzedaży i zmniejszenie ilości błędów

Posługiwanie się kodami kreskowymi oznacza, iż na stanowisku sprzedaży można identyfikować towary za pomocą skanerów kodów podłączonych do kasy fiskalnej lub do komputera.
Kasjerka zamiast wystukiwać ceny towarów przesuwa je przed skanerem, co jest czynnością prostą i szybką, a także znacznie redukującą ilość błędów związanych z ręcznym wystukiwaniem cen.
To właśnie ten element komputeryzacji najczęściej dostrzegany jest w hipermarketach. Po dokonanej sprzedaży program automatycznie odbiera z kas i drukarek fiskalnych informację o ilości i wartości sprzedanych towarów na bieżąco uaktualniając ich zapas w komputerowym magazynie.

Zastosowanie wag metkujących

Część towarów, które nie posiadają kodów kreskowych (mięso, warzywa) można ometkować kodami wagowymi. Kody te umożliwiają jednoczesną identyfikację towaru wraz z podaniem jego ilości. Ometkowane w ten sposób towary ważone sprzedajemy tak samo, jak pozostałe. System komputerowy pozwala również na szybkie zaprogramowanie wag metkujących.

Wielokrotne przyśpieszenie inwentaryzacji

Użycie inwentaryzatorów lub skanerów kodów kreskowych diametralnie skraca czas tej operacji i drastycznie zmniejsza ilość pomyłek. Sprawna organizacja oraz zastosowanie w/w urządzeń pozwala na uniknięcie ręcznego spisywania towarów i – co najmniej trzykrotne – przyśpieszenie operacji.
W średniej wielkości sklepie może to być jedna noc, a nawet popołudnie. Ilość błędów jest minimalna, a ponadto program sporządza bardzo czytelny wydruk zawierający spis ilościowy oraz wartościowy posiadanych towarów.

Kontrola pracowników

System komputerowy na bieżąco pokazuje zapas posiadanych towarów. Pozwala to na wyrywkową kontrolę faktycznych ilości poszczególnych towarów i natychmiastowe ujawnianie niezgodności. Program wylicza wartość istniejącej różnicy, a prowadzona historia obrotu towarem pozwala na wyjaśnienie przyczyn i ustalenie winnych.

Tworzenie zamówień

System komputerowy posiada opcje analizujące rotację i zapas asortymentu. Tym samym, za pomocą prostych działań, można uzyskać listę towarów, które należy zamówić. System komputerowy wykonuje to w oparciu o analizę sprzedaży poszczególnych produktów w ostatnim okresie oraz aktualnego ich zapasu.
W ten sposób możliwe jest automatyczne ustalenie zamówienia, tak aby powstały zapas wystarczył na wskazaną ilość dni. Jednocześnie, w oparciu o ostatnie ceny zakupów, program szacuje kwotę do wydatkowania. Wskazane są również towary, których zapas jest zbyt duży w stosunku do zadeklarowanej częstotliwości dostaw.
Umiejętne posługiwanie się tą opcją pozwala na zmniejszenie zapasów, co oznacza uwolnienie kapitału zamrożonego w magazynie i poszerzenie asortymentu bez dodatkowych kosztów. Stworzone przez program zamówienie – po zweryfikowaniu i poprawieniu – można wydrukować, nagrać na dyskietkę lub wysłać internetem do dostawcy.

Posługiwanie się elektroniczną ofertą dostawcy

Cenniki naszych dostawców możemy uzyskać drogą internetową lub poprzez dyskietkę. Posiadanie cennika pozwala na wcześniejsze, staranne zaplanowanie zakupów. Program identyfikuje towary z hurtowni z posiadanym w sklepie asortymentem, pokazując ich aktualną cenę zakupu, dostępność, a także promocje i nowości. Operowanie danymi zawierającymi kilka tysięcy pozycji jest o wiele łatwiejsze na ekranie komputera, niż na papierowym wydruku uzyskanym od dostawcy.

Natychmiastowa analiza wyników

Komputer gromadzi wszystkie dokumenty w swojej pamięci. Dzięki temu wiemy praktycznie wszystko o naszym sklepie. Przykładowo możemy sprawdzić, jaki dzisiaj był zysk, średnia marża, ilość klientów, wartość średniego koszyka, które towary sprzedają się najlepiej, a które kiepsko.
Możliwości w uzyskiwaniu informacji i dowolnych analiz są w zasadzie ograniczone tylko potrzebami i wyobraźnią użytkownika.
Podstawowe dane to obrót, zysk, koszt własny sprzedaży i uzyskana marża w różnych zestawieniach:
poszczególnych towarów,
osób sprzedających,
godzin i dni tygodnia,
okresów,
producentów,
dostawców,
kategorii.

Przykładowo możemy ustalić, w jakich godzinach sklep ma najwięcej klientów i zgodnie z tą informacją sterować liczbą obecnych pracowników i czasem pracy sklepu, a także nagradzać pracowników najwydajniej pracujących. Dowiemy się również, jakie towary przynoszą nam największe zyski, a jakie przyciągają klientów, na jakie godziny oraz dni tygodnia przypada szczyt sprzedaży poszczególnych pozycji.
Będziemy dysponować informacją na temat tego, co kupują klienci lepiej oraz gorzej sytuowani i którzy z nich odwiedzają nasz sklep najczęściej oraz w jakich porach dnia. Wiedza o typowym kliencie ma decydujące znaczenie na dobór asortymentu.
Możemy także dokonać porównania towarów w obrębie zdefiniowanych kategorii i ustalić, które z nich są chętniej kupowane, a które stanowią tylko tło zalegając i blokując miejsce na półkach.
Eliminacja towarów mało atrakcyjnych to nie tylko zwolnienie miejsca na półkach, ale również uwolnienie zamrożonego kapitału, wymiana asortymentu i uniknięcie przeterminowania produktów. Obserwując wielkość obrotu ze względów na dostawców możemy się pokusić się o zmniejszenie ich liczby na rzecz zwiększenia obrotów oraz renegocjacje cen zakupu. Śledzenie obrotu ze względu na producentów daje wiedzę na temat tego, w jakich kategoriach wiodą oni prym, a co za tym idzie, które towary w ich ofercie warte są uwagi, a które wręcz przeciwnie.

Rozliczenie kontrahentów

Program prowadzi kartotekę obrotów dla każdego z kontrahentów. Umożliwia to bieżące śledzenie obrotów, zadłużenia i terminów płatności. System wystawia i drukuje dokumenty Kp, Kw, ponaglenia, wezwania do zapłaty, oblicza odsetki za zwłokę dla faktur niezapłaconych oraz zapłaconych po terminie, sporządza zestawienia długów przeterminowanych i potwierdzenia sald.

Stany kas gotówkowych i kont bankowych

Wystawione dokumenty Kp, Kw oraz przelewy bankowe pozwalają na śledzenie i kontrolowanie stanów kas i kont. Drukowane są raporty kasowe i bankowe w sposób umożliwiający kontrolę zgodności wystawionych dokumentów z końcowymi i początkowymi stanami kas i kont.
Polecenia przelewów można nadrukowywać na oryginalnych formularzach bankowych.

Stan firmy

Program tworzy raport pozwalający na szybką ocenę kondycji firmy. Wydruk zawiera informacje o kapitale zgromadzonym w firmie pod różnymi postaciami, jak również o jego zmianach w zadanym okresie.
Wartość kapitału jest sumą stanów kas i kont bankowych, długów i wierzytelności oraz wartości zapasów zgromadzonych w magazynie. Każda operacja kasowa, bankowa, regulacja długu czy też zakup lub sprzedaż oznacza zmianę struktury kapitału. Dodatkowo system pokazuje istotne szczegóły: strukturę długów ze względu na przeterminowanie, wartość zakupów z podziałem na rodzaj kosztu, wartość sprzedaży z wyliczeniem zysku i marży.

Księgowość

Na podstawie kompletu faktur zakupu i sprzedaży program automatycznie sporządza dokumenty dla urzędu skarbowego:
ewidencję zakupu i sprzedaży,
księgę podatkową,
deklarację PIT-5, PIT-5L
oraz VAT-7.
Deklaracje można wydrukować na oryginalnych formularzach (nadruk) lub czystych kartkach.

Kadry-płace

Na podstawie wpisanej kwoty wynagrodzenia program oblicza i sporządza wszystkie dokumenty niezbędne do rozliczenia pracowników, uczniów i właścicieli:
umowę zlecenie,
umowę o pracę,
świadectwo pracy,
odcinek płacowy,
polecenie przelewu,
deklaracje PIT-4,
PIT-8,
PIT-11,
karty wynagrodzeń,
i zestawienia dla księgowości.
Program automatycznie eksportuje dane do systemu Płatnika oraz księgi podatkowej.

Karty rabatowe

Program umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży przy użyciu kart rabatowych. Posługiwanie się kartami rabatowymi jest podstawą systemu wiązania klientów ze sklepem – systemu lojalnościowego.
Działania tego typu sprowadzają się do udzielania dodatkowego upustu, uzależnienia wysokości upustu od wartości poczynionych zakupów, rozdawania nagród najwięcej i najczęściej zakupującym, a celem jest stworzenie dodatkowego bodźca do robienia zakupów właśnie w naszym sklepie.